智享会:电子签名赋能HRSSC走向2.0时代

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随着HRSSC(共享服务中心)在大型企业地位的日益上涨,电子签名也成为支撑HRSSC升级发展的必备科技。

日前,权威智库智享会发布《共享服务中心团队人员能力调研报告》,国内电子签名领跑者上上签电子签名受邀发布专家观点:HRSSC所经历的发展历程,本质上可以看做是一个产品的迭代过程,电子签名作为企业基础设施,可以从降本增效、智慧服务多维度助力HRSCC的不断迭代升级。

HRSSC转向主动服务时代

企业建立HRSSC的初衷往往是降本增效。首先是对业务流程进行标准化,实现资源重组,推动组织上的转型、调整;然后是从被动响应转为主动服务。比如过去HRSSC的团队工作更多是人员信息(劳动关系相关的信息、相应的报表材料等)的静态输入,现在的工作则是引入高新科技应对员工的问询、将服务范围辐射至员工关怀等更为贴近员工的高价值领域。

因此,HRSSC所经历的发展历程,本质上可以看做是一个产品的迭代过程,从最初的构想到多个模块的构建与完善,再逐渐过渡至交付服务时的体验优化,未来还会演变成数据流的管理平台。

上上签专家认为,现在大部分企业的HRSSC已经完成了流程的组建与梳理,整体而言已经步入了较为成熟与稳定的阶段。企业将更倾向于更主动、更深层次地触达员工的需求,即希望站在员工的角度提供体验度佳的工具与服务。

随着HRSSC的迭代升级,HR从业者的角色也需要一定的转型。过去HR更多承担的是一些管理型的工作,而现在需要将员工视为客户去服务,对于客户需求的分析要更为精准与全面,从各个维度关注员工工作、生活、学习、发展。

电子签名助力HRSSC全阶段发展

无论是在人力资源的各个模块还是员工的整个生命周期中,电子签名都有着可以结合的触点:1)招聘:三方协议签订、offer发放和通知等。2)入职中:竞业协议和保密协议的签订、员工手册的签署等。3)在职时期:工资单的确认、在职证明、调岗和职位变动的确认函的签署等。4)离职:离职证明等。

在HRSSC的迭代升级中,电子签名更是必不可少的基础设施。1.0阶段,电子签名可以带来降本增效的巨大价值。电子签名不仅可以帮助企业减少纸张的使用、减少文件管理、签收的时间,而且大幅度减少打印费用与快递费用、人员支出,这都是实实在在地可以看得见的管理成本和运营成本。

2.0主动服务阶段,电子签名则成为企业员工数据流管理平台的载体。在这个阶段,企业会更加倾向于电子签名的线上协同、自助化和移动化。比如说,很多集团公司员工分布数近百个城市,每个城市可能都需要配备一位HR负责员工的入职工作,当实现了电子签名的线上协同、自助化和移动化后,企业仅需要一名HR进行统筹管理,就可以完成近百个城市的员工入职。电子签名平台还可以通过合同全生命周期的智能管理,为企业沉淀管理数据和行为数据提供了载体与平台,为未来实现员工数据建模、关系管理的预测奠定基础。

上上签专家指出,企业HRSCC在挑选电子签名平台时,必须着重两点:第一、数据安全。这是电子签名科技的核心,包括合规管理、权限管理、公证处实时公证等安全保障体系,减少法律纠纷,维护企业权益。第二、全面兼容。要具备灵活接口能力,并有HR行业场景解决方案,与现有的系统快速对接打通。

合同全生命周期智能管理赋能HRSSC2.0时代

上上签2019年初行业首创合同全生命周期智能管理服务,全面赋能国内企业HRSSC走向2.0数字化阶段。今年,上上签产品全面升级,发布合同全生命周期智能管理2.0系统,涵盖智能档案、智能模板、智能起草、智能收发、智能签署、智能审批、智能管理、合规管理、权限管理等合同数据流管理所有环节,定位现代企业管理平台,更好的加速HRSSC智慧升级。

首先是智能档案功能。可以预先收集合同签署人的相关身份信息,如学历证明信息、健康证明信息、职业资格证明信息等等,显著减轻HR核对效验工作量。

其次是灵活接口功能。能够全面兼容企业现有的HR管理系统,合同数据快速与现有的HR管理数据打通,节省交付时间。

最后是行业包配置功能。比如由于大型企业的员工入职时间非常集中,HR部门需要在入职当天准备多人的劳动合同,在HR行业配置包里,企业就可以自行配置合同模板功能,支持HR同时发起多份合同,提升HR的工作效率。

智享会报告最后指出,企业HRSSC持续升级是大势所趋,在团队能力升级的同时,需要运用更多数字化技术来加快升级速度。上上签合同全生命周期智能2.0系统定位现代企业平台,可以全方面赋能HRSCC从1.0阶段走向2.0阶段。

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